Trwająca pandemia COVID-19 spowodowała przesunięcie w czasie licznych obowiązków dla przedsiębiorców, które miały już wcześniej wejść w życie. Jednak wraz z nadejściem 1 lipca 2021 r. obowiązuje cały szereg nowych przepisów, o których musicie wiedzieć, jeśli myślicie o założeniu działalności gospodarczej. Dotyczy to m.in. rozszerzenia obowiązku posiadania tzw. kas fiskalnych online na nowe branże jak również nowelizacji ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. Co do tej drugiej regulacji wprowadza ona prawdziwą rewolucję – bo zakłada niemal całkowitą informatyzację rejestru. Postaram się Wam w kilku zdaniach przybliżyć jej najważniejsze założenia oraz opisać jak teraz zakłada się w Polsce spółki? Uwaga nowa era, czas start!
Od 1 lipca 2021 r. wszelkie wnioski do Krajowego Rejestru Sądowego nie wyłączone na mocy ustawy (a więc nie tylko te dotyczące zakładania spółek, ale również wprowadzania zmian w istniejących wpisach) będziecie zobligowani składać ELEKTRONICZNIE za pośrednictwem platformy znajdującej się pod TYM adresem. Korzystanie z PRS (Portalu Rejestrów Sądowych) jest dobrowolne wyłącznie dla podmiotów wpisanych do:
-
rejestru fundacji,
-
rejestru stowarzyszeń
-
rejestru SPZOZ,
-
rejestru organizacji społecznych i zawodowych.
Tylko te podmioty mogą nadal składać wnioski w wersji papierowej. A to oznacza, że nowy obowiązek dotyczy WSZYSTKICH przedsiębiorców!
Co ważne, po 1 lipca 2021 r. wysłanie pocztą tradycyjną papierowego wniosku do Krajowego Rejestru Sądowego będzie powodować jego ZWROT.
Aby założyć profil w PRS musicie posiadać jeden z 3 dostępnych uwierzytelnień – kwalifikowany podpis elektroniczny, e-dowód lub profil zaufany. W ten sposób dochodzi do weryfikacji Waszej tożsamości. Z założenia system ten ma powodować przyspieszenie działania rejestru – już na etapie składania wniosku ma on bowiem sprawdzać czy załączyliście wszelkie niezbędne załączniki a formularz został wypełniony prawidłowo. Główną dotychczasową bolączką postępowania rejestrowego były braki formalne składanych wniosków. Osobiście w dotychczasowej karierze zawodowej miałam również doświadczenia, gdzie Klient starając się zarejestrować na podstawie bliźniaczych dokumentów dwie właściwie identyczne spółki (różniące się wyłącznie nazwą) w jednym przypadku złożył dokumenty z sukcesem, co do drugiej zaś spółki – otrzymał zwrot wniosku. Czy system zniweluje takie przypadki do zera? Tego na tym etapie nie wiadomo. Ufam jednak, że pozwoli on na poprawę jakości składanych wniosków i wyeliminuje błędy stanowiące oczywiste omyłki pisarskie. Z mojego doświadczenia w relacji z Klientami wynika, że drugim najczęstszym powodem zwrotu wniosku – poza jego nieprawidłowym wypełnieniem bądź nie załączeniem wymaganych dokumentów, był dotychczas brak należytej opłaty. I z tym ma sobie poradzić PRS – system będzie wymagał od Was dokonania opłaty przez bankowość internetową od razu wraz ze złożeniem wniosku. Bez tego jego złożenie nie będzie możliwe.
Równie ciekawe jest założenie co do dodawanych załączników. Jeśli chodzi o te w formie aktu notarialnego, nie będzie trzeba go skanować i dodawać, system PRS ma być połączony bowiem z Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych i do wniosku wystarczy podać numer z otrzymanego od notariusza potwierdzenia. Co do pozostałych załączników – ich dodanie nie będzie już niestety takie proste.
Szczegółowe instrukcje co do korzystania z portalu znajdziecie pod TYM linkiem).
Pamiętajcie też, że sam PRS będzie służył nie tylko jako miejsce składania wniosków – informatyzacja nie zadziała więc wyłącznie w jedną stronę. Również decyzje Sądu dotyczące Waszych wniosków będą miały formę elektroniczną i doręczane będą za pośrednictwem Portalu. Będziecie więc mogli, po zalogowaniu do PRS sprawdzić czy decyzja już zapadła, a przy odpowiednich ustawieniach otrzymacie także powiadomienie, że na portalu czeka na Was nowa wiadomość. Rewolucyjnie brzmi – a jakże! Oczywiście nowelizacja nie zakłada całkowitej rezygnacji z odpisów w formie papierowej – nadal będzie można je otrzymać w Sądzie na podstawie elektronicznego wniosku.
Warto zauważyć, że wszelkie dokumenty i akta powstałe po 1 lipca 2021 r. mają mieć również formę elektroniczną.
Jak widzicie cały pomysł informatyzacji brzmi co najmniej dobrze na papierze, mam jednak osobiście pewne wątpliwości. System wprowadzi moim zdaniem znaczne utrudnienie dla funkcjonowania przedsiębiorców zagranicznych prowadzących swoją działalność w Polsce, obecnie zgodnie z doniesieniami portal ma być dostępny wyłącznie w języku polskim. Co więcej, zastanawia mnie czy wszyscy przedsiębiorcy są gotowi na tak duży skok technologiczny w trakcie nadal trwającej jednak pandemii. Dużo problemów może również nastręczyć dodawanie załączników do wniosków. Nadal nie wiadomo też jak system będzie działał w praktyce.