Każdy młody przedsiębiorca, który rozpoczyna swoją działalność wcześniej czy później stanie przed wyzwaniem związanym z podjęciem współpracy z innymi podmiotami gospodarczymi. Musicie zamówić jakieś elementy składowe urządzeń, które sami projektujecie i sprzedajecie? Potrzebujecie skorzystać z usług informatyka, a na dysku waszego komputera znajdują się ważne informacje dotyczące waszych autorskich i innowacyjnych pomysłów na biznes czy jego organizację? Zatrudniacie „zewnętrznego” managera? A może wasza firma już działa jakiś czas na rynku i myślicie o tym aby go rozwijać przez stworzenie sieci franczyzowej (o której pisałam w poprzednim wpisie – możecie sobie przypomnieć go TUTAJ). Jak się domyślacie taka współpraca najczęściej wiąże się z koniecznością ujawnienia drugiej stronie ważnych informacji, które mają dla Was wymierną wartość i powinny pozostać tajemnicą. Jak w takim wypadku powinniście się zachować?
Co oczywiste, podjęcie współpracy z kimkolwiek musi się wiązać przede wszystkim z zaufaniem dla drugiej strony. Jako przedsiębiorca nie możecie jednak wykluczyć, że druga strona zechce wykorzystać przeciwko Wam informacje, o których dowiedziała się w toku współpracy z Wami. Na tą okoliczność powinniście sporządzić przed podjęciem współpracy tzw. UMOWĘ O ZACHOWANIU POUFNOŚCI. Czym jest taka umowa, kiedy należy ją zawrzeć i co przynajmniej powinna zawierać, aby wasze interesy były bezpieczne?
UMOWA O ZACHOWANIU POUFNOŚCI zwana z angielskiego NDA – czyli non-disclosure agreement to rodzaj umowy, który ma na celu ochronę tajemnicy Waszego przedsiębiorstwa. Tajemnica przedsiębiorstwa według ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji to informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.
Najczęściej (moim zdaniem błędnie!) niestety taka umowa o zachowaniu poufności to nie odrębny dokument, ale określone postanowienia zawarte w ostatecznej umowie, która zawierana jest z kontrahentem. Moim zdaniem jednak, jeśli wiecie, że będziecie przekazywać kontrahentowi jakieś poufne informacje czy też oferta, którą mu przedstawicie będzie je zawierała, warto taką odrębną umowę podpisać już przy pierwszym kontakcie, jeszcze na etapie negocjacji.
Oczywiście nie istnieje żaden „złoty wzór” takiej umowy, który sprawdziłby się w każdych okolicznościach. Inaczej bowiem musi być sformułowana umowa zawarta z pracownikiem, a inaczej z kontrahentem. Każda firma jest też inna, zróżnicowane są więc potrzeby przedsiębiorców z tym związane. Czy jednak da się wyodrębnić co taka podstawowa umowa powinna zawierać? Poniżej wskażę Wam w kilku punktach to, co według mnie jest esencją umowy o zachowaniu poufności. Pamiętajcie jednak, że to wyłącznie podstawowe zapisy, które nie zastąpią profesjonalnej konsultacji, a jedynie ułatwią zrozumienie tematu.
A. Dokładne opisanie tajemnicy, która ma być chroniona, czyli co konkretnie jest poufne oraz okres trwania stanu poufności
W tym przypadku nie polecam zwyczajnego ogólnego odwołania się do definicji tajemnicy przedsiębiorstwa, którą przytoczyłam wyżej. Najlepiej te elementy dookreślić jak najbardziej szczegółowo chociażby poprzez wymienienie ich zakresów. Warto wskazać również wprost w umowie co objęte ochroną nie jest. Tym samym rozgraniczyć trzeba czy wszystko co przekażemy drugiej stronie jest poufne, czy też tylko część z tych informacji. Wiedzcie też, że w umowie możecie chronić jako poufne informacje, które nie mieszczą się normalnie w ustawowej definicji tajemnicy przedsiębiorstwa. Musicie jednak przy współpracy z pewnymi podmiotami, określając zakres umowy, wziąć pod uwagę powszechnie obowiązujące prawo np. ustawę o dostępie do informacji publicznej. Musicie też wiedzieć, że pewnych grup informacji np. już wcześniej podanych do publicznej wiadomości, nie można uznać za poufne. Warto też wskazać do kiedy taki obowiązek trwa, czy jest w jakiś sposób ograniczony.
B. Określenie tego, co kontrahent może robić z otrzymanymi informacjami, komu może je przekazywać, wymagany sposób ochrony oraz możliwe cele w jakich informacje te mają być wykorzystywane
Aby móc wymagać od kontrahenta tego, aby wasza tajemnica była w odpowiedni sposób chroniona , warto wprost w umowie określić jak ma być ona zabezpieczona. W tym celu można np. wskazać środki ochrony, które muszą być podjęte przez współpracownika (np. zabezpieczenie komputerów hasłem, przechowywanie dokumentów w zamykanych szafach itd.). Dodatkowo warto określić w jakich celach nasz kontrahent może je wykorzystywać. Ponadto ważne jest precyzyjne określenie tego czego druga strona NIE MOŻE robić z waszymi informacjami poufnymi oraz tego kto w strukturze współpracownika może mieć do nich dostęp.
C. Najważniejsze – kara umowna(!) i określenie za co odpowiada druga strona
Jest to podstawowy element każdej umowy o zachowaniu poufności, który dobrze skonstruowany może uratować Wasz biznes w sytuacji kryzysowej. Precyzyjne i prawidłowe określenie odpowiedzialności Waszego kontrahenta powoduje, że ewentualne postępowanie sądowe jest dla Was dużo krótsze i mnie sformalizowane. Dlaczego kara umowna jest tak ważna? Ponieważ dobrze napisana klauzula uprości Wam ewentualne dochodzenie roszczeń od drugiej strony – w procesie nie musimy wtedy udowadniać wysokości szkody, którą ponieśliśmy, a nawet zdaniem części sądów w ogóle nie musi dojść w takim wypadku do powstania szkody. Przypominam, że w jednym z moich pierwszych wpisów, który przypomnicie sobie TUTAJ znajdziecie dokładne wyjaśnienie różnicy między karą umowną a odszkodowaniem. Zastrzegając karę umowną w umowie warto pamiętać o jednej rzeczy – właściwym określeniu jej wysokości oraz zawarciu w umowie zastrzeżenia, że można oprócz karyumownej dochodzić również dodatkowo odszkodowania, jeśli sama kara nie wystarczy na zaspokojenie powstałej szkody. Brak tego ostatniego elementu może Was bardzo drogo kosztować, ponieważ bez tego zapisu, wasze roszczenia zostaną ograniczone TYLKO do kary umownej, którą zapisaliście w umowie niezależnie od tego ile rzeczywiście stracicie.
D. Obowiązek zwrotu danych/zniszczenia kopii
Dla umowy o zachowaniu poufności bardzo ważne jest także to, co Wasz kontrahent, poza zachowaniem w ścisłej tajemnicy, ma zrobić z nośnikami danych zawierających tajemnicę przedsiębiorstwa. Innymi słowy, warto określić w umowie czy współpracownik ma zwracać te dane, czy ma je zniszczyć, a jeśli tak to w jaki sposób. Pomoże to Was uchronić przed tym, aby np. wydrukowane listy Waszych klientów, albo projekty projektowanych przez Was urządzeń znalazły się przypadkiem w foliowym worku, porzucone w środku lasu.
Jak widzicie, umowa o zachowaniu poufności może pomóc Wam wyeliminować ryzyka związane z naruszeniem tajemnicy Waszego przedsiębiorstwa oraz innych informacji, które uznacie za poufne. Swoim klientom zawsze polecam posługiwanie się taką umową, pomimo tego, że w naszym porządku prawnym funkcjonuje ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Dzięki dobrze napisanej umowie NDA możecie dokładnie dookreślić to, co jest Waszym zdaniem informacją poufną, czyli w istocie rozszerzyć katalog ustawowy prawie dowolnie. Możecie także dokładnie określić jak chcecie aby druga strona traktowała Wasze informacje poufne, jak je chroniła oraz co z nimi zrobiła po zakończeniu współpracy. Kwestią kluczową jest możliwość zastrzeżenia kary umownej, która znacząco ułatwia ewentualne dochodzenie roszczeń w sądzie. Ważne jednak, aby taka umowa była sporządzona w sposób profesjonalny i kompleksowy. Bo każdy lekarz Wam powie, że lepiej zapobiegać niż leczyć.