Każdy młody przedsiębiorca wcześniej czy później zetknie się z nierzetelnym kontrahentem, który w nieskończoność będzie starał się przedłużać terminy zapłaty za wystawione przez Was faktury. W dzisiejszym wpisie dowiecie się dlaczego warto w takim przypadku wystosować do takiego podmiotu pisemne wezwanie do zapłaty, jak powinno ono wyglądać i dlaczego to pismo jest takie ważne w przypadku powstania późniejszej konieczności dochodzenia Waszych praw w sądzie.
Wezwanie do zapłaty nie jest oczywiście żadnym sformalizowanym pismem procesowym, jednak wiele osób nie zdaje sobie sprawy z tego, że ma ono bardzo duże praktyczne znaczenie. Pewnie nie raz słyszeliście o historiach, albo sami ich doświadczyliście, gdy dłużnik wciąż przekonuje, że już za chwileczkę wysyła przelew, a pieniędzy na koncie jak nie było tak nie ma. Jak więc radzić sobie z takimi przypadkami? Pierwszy krok to przede wszystkim prawidłowe dokumentowanie komunikacji z Waszym kontrahentem. I tutaj właśnie pojawia się kwestia prawidłowo sporządzonego wezwania do zapłaty.
Warto wiedzieć, że wezwanie do zapłaty odgrywa kluczową rolę w procesie dochodzenia roszczeń pieniężnych. W jednych wypadkach doprowadzi do porozumienia z dłużnikiem i ułatwi ugodowe załatwienie sprawy bez potrzeby angażowania sądu w powstały spór. W innych zaś będzie stanowiło bardzo korzystny dla Was jako wierzyciela dowód w sądzie. Co możecie zyskać przez prawidłowo napisane i doręczone dłużnikowi przedsądowe wezwanie do zapłaty?
Konieczność podjęcia ugodowego rozwiązania powstałego sporu wynika wprost z przepisów kodeksu postępowania cywilnego. Jednym z obowiązkowych elementów pozwu w postępowaniu cywilnym jest umieszczenie w nim oświadczenia/informacji czy czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, a w przypadku gdy takich prób nie podjęły – wyjaśnienie przyczyn ich niepodjęcia. Ma to bezpośrednie przełożenie na późniejsze ukształtowanie się ponoszenia przez strony kosztów zainicjowanego przez Was postępowania sądowego. Zasadą ogólną jest, że koszty postępowania w przypadku wygranej powoda zostają zasądzone na jego rzecz od pozwanego. Sytuacja ta może ulec jednak diametralnej zmianie gdy dłużnik po doręczeniu mu pozwu uznaje od razu roszczenie z informacją, że wcześniej nie miał żadnych wezwań ani informacji od Was i gdybyście go wezwali do zapłaty, zrobiłby to dobrowolnie. W takim przypadku, jeśli w odpowiedni sposób nie udokumentujecie tego, że było inaczej, Wasz dłużnik może się starać „przerzucić” koszty postępowania na Was!
Kolejnym, o wiele ważniejszym walorem wezwania do zapłaty jest przynajmniej potencjalna możliwość skrócenia drogi dochodzenia swoich praw w sądzie w stosunku do ogólnego postępowania cywilnego. W sytuacji gdy przy sporządzaniu pozwu będziecie dysponowali prawidłowo sporządzonym i doręczonym dłużnikowi wezwaniem do zapłaty oraz jego odpowiedzią zawierającą uznanie długu, możecie wnieść do sądu o wydanie nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym. W takim przypadku po pierwsze opłata od pozwu to zaledwie ¼ „normalnej, ogólnej” opłaty. Po drugie – sąd stwierdzając, że spełniliście przesłanki ustawowe do wydania nakazu zapłaty wydaje go bez obecności dłużnika, bez postępowania dowodowego, bez rozprawy na posiedzeniu niejawnym. Dodatkowo, nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym upoważnia Was do prowadzenia na jego podstawie zabezpieczenia w egzekucji jeszcze przed jego formalnym uprawomocnieniem się. Wszystkie te zalety postępowania nakazowego skracają i przyspieszają Waszą drogę do przymusowego wyegzekwowania długu do minimum. Dlatego tak ważnym jest, aby w takim przypadku korespondencja z dłużnikiem odbywała się pisemnie!
Jak więc sporządzić prawidłowe pod kątem procesowym wezwanie do zapłaty? Chociaż nie ma żadnych regulujących tą materię przepisów, biorąc pod uwagę swoje doświadczenie postaram się wymienić Wam wszystkie najważniejsze i moim zdaniem konieczne elementy, które powinno ono zawierać.
* data i miejsce sporządzenia
* określenie nadawcy – jeśli prowadzicie jednoosobową działalność gospodarczą wówczas musicie wskazać co najmniej Wasze imię, nazwisko, formę pod którą prowadzicie działalność oraz adres; jeśli prowadzicie działalność gospodarczą w formie osoby prawnej np. spółki wówczas musicie także podać numer z Krajowego Rejestru Sądowego oraz NIP i REGON)
* określenie adresata (bardzo ważnym jest, żeby prawidłowo opisać Waszego dłużnika – pełną nazwę/imię i nazwisko, numer w Krajowym Rejestrze Sądowym – jeśli go posiada, NIP, oraz adres; nie przejmujcie się jeśli nie znacie aktualnego adresu dłużnika – jeśli prowadzi działalność gospodarczą śmiało i skutecznie możecie wysyłać wszelkie wezwania do zapłaty na adresy umieszczone oficjalnie w CEiDG czy też Krajowym Rejestrze Sądowym)
* oznaczenie pisma – zatytułowanie go wprost WEZWANIE DO ZAPŁATY bądź PRZEDSĄDOWE WEZWANIE DO ZAPŁATY – aby dłużnik nie mógł się później tłumaczyć, że nie zrozumiał o co chodzi w piśmie i czego od niego oczekujecie
* szczegółowe określenie wierzytelności – z numerem faktury oraz datą do kiedy miała być opłacona
* jeśli dochodzicie odsetek – wskazanie jednoznacznie kwoty oraz sposobu ich obliczenia i od kiedy są naliczane
* termin i sposób spełnienie świadczenia
* numer konta, na jaki ma zostać dokonana zapłata
* informacja o konsekwencjach nieuregulowania należności we wskazanym w wezwaniu terminie – WAŻNE! Nie możecie tutaj zawrzeć żadnych gróźb (!) w stosunku do dłużnika, żadnych inwektyw czy emocjonalnych wycieczek – takie postępowanie może Wam wyłącznie zaszkodzić. Zamiast tego polecam umieszczenie formułki związanej z dalszym naliczaniem odsetek oraz informacji o skierowaniu sprawy na drogę sądową, co będzie się wiązało ze zwiększeniem kosztów po stronie dłużnika
* jeśli nie macie żadnego pisemnego dowodu doręczenia dłużnikowi faktury (np. odebrał ją on od Was osobiście bez podpisu) możecie uczynić z niej załącznik do wezwania do zapłaty wymieniając ją w treści w liście załączników – wówczas wytrącicie dłużnikowi z ręki argument, że wcześniej nigdy nie widział tej faktury i nie została mu ona doręczona
* na koniec – last, but not least – przesłanie przesyłka poleconą ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru – wówczas jesteście w stanie wykazać nie tylko, że taką korespondencję nadaliście, ale również to że dłużnik faktycznie ją odebrał. Oczywiście taką samą wiadomość możecie wysłać również mailem, ale nie zastępujcie formą elektroniczną tradycyjnej poczty – na potrzeby postępowania sądowego będziecie mieli dużo lepszy dowód korzystając z tej bardziej „staroświeckiej” metody.
Jak widzicie, wezwanie do zapłaty może przynieść Wam wiele wymiernych korzyści. Prawidłowo sformułowane może pobudzić Waszego dłużnika do działania i przyczynić się do polubownego rozwiązania sporu związanego z nieopłaconą fakturą. Jeśli nierzetelny kontrahent nie będzie skory do dobrowolnej zapłaty takie wezwanie do zapłaty może także przyczynić się do sprawniejszego i bezproblemowego dochodzenia Waszych praw w sądzie.